Lorsque votre fichier est prêt avec toutes les colonnes remplies, vous l'importez sur la plateforme. Pour cela, vous cliquez sur la section Importer CSV.
Retrouvez sur cette page les points clés à vérifier avant l'import du fichier.
NB : Le fichier doit être sous format CSV (et non .xls) car seul ce format est supporté par la plateforme.
Pour faire simple, exportez le fichier directement de la plateforme pour partir de la bonne base. Vous n'aurez plus qu'à compléter les colonnes avec les informations nécessaires.
Une fois sur la page de l'import, vous déposez le fichier sur l'espace dédié ou alors vous cliquez dessus pour ouvrir une fenêtre de navigation et sélectionner votre fichier sur votre ordinateur.
Lançez ensuite l'import du fichier. Deux cas de figure peuvent se présenter :
il n'y a pas d'erreur sur le fichier et dans ce cas, une fenêtre de confirmation apparaît en précisant le nombre de profils utilisateurs mis à jour, ajoutés ou supprimés. Cela vous permettra de faire une première vérification et de confirmer la mise à jour. En appuyant sur le bouton, le fichier écrasera le fichier utilisateurs précédent (si il y en a eu un) et les utilisateurs seront donc mis à jour sur votre plateforme.
Puis lorsque vous confirmez la mise à jour :
en cas d'erreur sur le fichier, un message apparaîtra et indiquera toutes les erreurs remontées, ainsi que les lignes où elles sont présentes. Il vous suffit de reprendre votre fichier CSV et apporter les corrections nécessaires. Le fichier ne sera donc pas importé. Une fois les corrections apportées, importez à nouveau votre fichier.
Il vous suffit alors de suivre les indications sur cette fenêtre pour effectuer les modifications sur votre fichier et l'importer à nouveau.
Quelques exemples de messages d'erreurs :
'L'email manager doit être valide et référencer un utilisateur' : l'email que vous avez indiqué sur la ligne d'une ou de plusieurs personnes comme étant son manager n'est rattaché à aucun utilisateur. Il est obligatoire que ce mail soit rattaché à un utilisateur pour pouvoir construire la pyramide hiérarchique. Evidemment, si il s'agit de votre CEO, il faut laisser la case vide car il n'a pas de manager.
'Les segments doivent coïncider avec ceux définis dans l'application' ou 'Le rôle doit coïncider avec ceux définis dans l'application' : Vous devez vérifier l'orthographe de ce segment ou de ce rôle pour qu'il soit écrit exactement de la même façon que dans votre segmentation ou dans les rôles définis (au pluriel ou au singulier, en majuscule ou en minuscule, avec les espaces ou tirets au même endroit,...).
'Une boucle hiérarchique a été détectée' : Vous avez indiqué une personne comme étant son propre manager, ce qui est impossible. Laissez la case blanche si vous ne souhaitez pas indiquer de manager.
etc.
NB : le fichier ne peut pas être partiellement importé. Il le sera uniquement lorsque vous aurez confirmé la mise à jour.
NB2 : lorsque le fichier est mis à jour, un mail de bienvenue part automatiquement sur les nouveaux utilisateurs enregistrés. Ce mail de bienvenue contient l'identifiant et le mot de passe pour se connecter à la plateforme. Ce mail est standard et part directement depuis la plateforme.
Lorsque l'import a bien été effectué, le mail de bienvenue avec l'identifiant et le mail avec le mot de passe sont envoyés directement depuis la plateforme à vos utilisateurs. Cela leur permettra d'ores et déjà de se connecter à la plateforme si ils le souhaitent, mais ils n'auront accès à l'enquête que le jour d'ouverture de cette dernière. Ils recevront un autre mail le jour de lancement de l'enquête, pour les inviter à y répondre.
