Nous vous conseillons d'exporter directement le fichier CSV depuis votre plateforme : cela vous servira de base pour compléter avec les informations utilisateurs car les titres de colonnes seront déjà complétés, notamment les catégories de segments.

Il faut bien veiller à ce que le fichier soit en .csv et non .xslx. C'est le seul format admis par la plateforme.

Les informations utiles pour chaque utilisateur sont donc :

• ‍ Prénom
• Nom de famille
• Email professionnel
• Code employé lorsqu'il n'a pas d'email professionnel
  Cela permet à l'utilisateur de se connecter à la plateforme grâce à son prénom et son code employé. Ce code est personnel et unique. Vous pouvez le créer de 0 ou alors utiliser le matricule qui apparaît sur la fiche de paie.‍
• Numéro de téléphone
  Ce champ est facultatif. Il est nécessaire uniquement si vous utilisez des sollicitations et relances par sms.‍
• Langue
  On définit ici la langue de la plateforme pour l'utilisateur. Voici les codes pour les différentes langues existantes sur la plateforme :
  Anglais : en │ Allemand : de │ Chinois mandarin : zh │ Danois : da  │ Espagnol : es  │ Français : fr  │ Hindi : hi  │ Italien : it Japonais : ja  │ Néerlandais : nl  │ ‍Norvégien : no  │ Polonais : pl  │ Portugais : pt  │ Roumain : ro  │ Russe : ru │
  Slovaque : sk │ Suédois : sv‍ │ Tchèque : cs  │ Thaïlandais : th │Vietnamien : vi │

• Rôle
  C'est ici qu'on attribue un rôle sur la plateforme pour chaque utilisateur. Cela va conditionner ses accès (cf la rubrique sur les droits d'accès et les rôles)‍
• Email manager
  On identifie ici le manager de chaque utilisateur et c'est grâce à cette identification que le moteur Bleexo va reconstituer la pyramide hiérarchique. On identifiera les personnes faisant partie de la même équipe, ainsi que les N+1, N+2,...

NB : l'email manager doit obligatoirement être rattaché à un utilisateur existant, aussi vous ne pouvez pas renseigner un code employé dans cette colonne.

NB2 : si un utilisateur n'a pas de manager (ex: Directeur, PDG), il faudra laisser la case vide. Si vous renseignez sa propre adresse mail vous créerez une anomalie appelée "boucle hiérarchique".

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• ‍Présence : cette colonne permet de désactiver certaines personnes qui sont absentes lors des enquêtes. Vous pourrez les réactiver lorsqu'elles seront de nouveau actives et présentes. Cela vous permet d'optimiser votre taux de participation en fonction du nombre réel de personnes présentes au moment de l'enquête.
  0 = absent(e)/désactivé(e) OU 1 = présent(e)/actif(ve)

Exemple : Un collaborateur en congé maladie longue durée, en congé maternité/paternité ou parental, ne sera pas disponible pour répondre au sondage.

Lorsqu'une personne est désactivée, elle ne reçoit pas les mails de sollicitation à l'enquête mais elle reçoit bien le message de bienvenue sur la plateforme lorsque vous l'enregistrez pour la première fois.

NB : si une personne quitte votre entreprise, il faut alors supprimer sa fiche, et pas la désactiver.

A partir de la colonne J, ce sont les segments que vous aurez créés. Vous verrez uniquement apparaître l'intitulé de la catégorie (par exemple : Genre, Service,...) et vous pourrez saisir manuellement le segment correspondant.

NB : Ce fichier est sensible à la casse il faut donc être extrêmement vigilant lors de la constitution de ce fichier. Si la structure du fichier ne correspondant pas à celle de l'Export du fichier csv proposé par la plateforme, alors le moteur Bleexo ne sera pas capable d'identifier les bons segments et remontera ces fautes en erreur.

Exemple : Si dans l'onglet Segmentation vous renseigner un type de segment "Genre" avec deux segments "Femme" et "Homme" alors ces segments doivent être renseignés à l'identique dans votre fichier. Vous ne pouvez pas mettre "F" et "H" dans votre fichier csv puisque cela n'est pas renseigné de la sorte dans la segmentation.

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🚨Nouveauté à partir du 29 septembre 2023🚨

Pour les segments définis comme étant un “multi-segment”, vous pouvez ajouter plusieurs segments du même type dans la case grâce à des “;”.

Exemple : vous avez un type de segment “Projet” et une personne fait partie du segment “Projet 1” ET “Projet 2”. Dans la colonne “Projet” vous écrirez “Projet 1 ; Projet 2” pour cette personne.